23 augustus 2018

Privacy verklaring

NHR-AVG versie 24 mei 2018

Privacyverklaring van het Nederlands Heckflosse Register

1. Wie zijn wij

Het Nederlands Heckflosse Register (hierna aan te duiden als NHR) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van haar leden, donateurs en sponsoren.
De contactgegevens van het NHR staan op de website www.heckflosseregister.nl en in het clubblad: “Heckflosse Infobulletin”.

2. Welke gegevens verwerken wij van u

In de ledenadministratie van het NHR leggen wij de volgende gegevens vast:

  1. Naam,voornaam,adres,postcode,woonplaats(NAW-gegevens)
  2. e-mailadres, telefoonnummer(s), geboortedatum en optioneel: beroep

    Optioneel kunnen speciale vaardigheden en/of auto onderhoudservaringen worden opgegeven.

  3. De opgave van de Heckflosse gegevens bestaat uit type, model, kenteken, bouwjaar en kleur.
    Optioneel kunnen de km-stand (totaal en per jaar) en eventuele bijzonderheden van de Heckflosse(n) worden opgegeven.

Een lid kan zich aanmelden als bezitter van een Heckflosse (of meerdere) of zonder in het bezit te zijn van een Heckflosse, als clubvriend (donateur).
Leden en donateurs worden ingeschreven met een lidmaatschapsnummer en de club registreert wanneer het lidmaatschap / donateurschap is ingegaan.

Het nieuwe lid of de donateur ontvangt van de ledenadministrateur een ledenbevestiging en een NHR introductie.

a. verwerking gegevens

Wij verwerken uw contactgegevens – naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer en uw e-mailadres. Daarnaast verwerken wij de voertuiggegevens die u aan ons heeft verstrekt.
De door de leden opgegeven gegevens en hun acceptatie van de geldende privacyverklaring worden opgenomen in een spreadsheet bestand dat door uitsluitend en alleen door de ledenadministrateur administratief wordt bijgehouden. Het bestand wordt NIET openbaar gemaakt en is NIET voor leden en derden ter inzage.

b. financiële gegevens

Wij verwerken GEEN bankrekeningnummers bij donaties van sponsoren en leden. Bankafschriften worden uitsluitend en alleen door de penningmeester als hard copy gearchiveerd.

c. contactmomenten vastgelegd in verwerkingsregister

Wanneer wij contact met alle leden, of een deel van de leden, hebben gehad verwerken wij de volgende gegevens:
– Waarover ging het contact (bijv. toezending clubblad, uitnodiging voor een toerrit, technische dag, onderdelen dag of een bijzondere activiteit.
– Wanneer was het contact en met welke (groep) leden.
– Hoe verliep het contact (via e-mail, website, social media, etc.).

d. Opnemen en bewaren gesprekken, beeldmateriaal en externe bronnen

Wij bewaren geen gesprekken en verzamelen geen persoonsgegevens van u uit externe bronnen. Wij werken dus alleen met persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt. Foto’s en ander beeldmateriaal kunnen wij publiceren in het Heckflosse Infobulletin, op de website en op Facebook, waarbij geen maatregelen worden genomen om te voorkomen dat personen of voertuigen herkenbaar in beeld komen.

Het betreffende lid dat kopij aanlevert geeft daarbij expliciet toestemming voor publicatie van zijn ingezonden materiaal in het Heckflosse Infobulletin, op de NHRwebsite, op een fotoalbumwebsite en op Facebook.
Het lid heeft ook van diegenen wiens persoonsgegevens in zijn kopij voorkomen deze toestemming voor publicatie verkregen.
Door het NHR worden in genoemde NHR-media geen gegevens van leden vermeld, tenzij aangegeven door of op uitdrukkelijk verzoek van het betreffende lid.

3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens zijn:

a. Het bijhouden van een bestand om het uitvoeren van verenigingsactiviteiten van de NHR mogelijk te maken.
Met uw persoonsgegevens kunnen we bijvoorbeeld contact met u opnemen, het clubblad en overige mededelingen aan u verzenden en u op de hoogte stellen van activiteiten.

b. Het verwerken van persoons- en voertuiggegevens ten behoeve van historisch onderzoek, voor statistische doeleinden en voor archiveringsdoeleinden in het algemeen belang wordt in de Verordening verenigbaar geacht.
Het voertuigenbestand heeft tot doel een overzicht te geven van de voertuigen die in Nederland zijn (geweest) of daarmee een relatie hebben (gehad), en kan gebruikt worden als hulp bij de identificatie van een voertuig. Ook kan dit gebruikt worden om contact te zoeken met de houder/eigenaar van een voertuig indien er nationaal of internationaal blijkt van een specifiek technisch of veiligheidsprobleem bij het betreffende type.

Eén van de doelstellingen van het NHR, om bestaande Heckflossen in Nederland en Vlaamstalig België te inventariseren, is een gerechtvaardigd clubbelang.

c. Het maken van een doelgerichte selectie ten behoeve van een bijzondere activiteit, waarbij bv een specifieke Heckflosse aan kan deelnemen.

4. De rechtsgrond om uw persoonsgegevens te gebruiken

• Het aangaan en/of uitvoeren van uw lidmaat- of donateurschap.

• Het nakomen van wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld verstrekken van informatie aan de overheid. Indien wij daartoe verplicht zijn.

• Gerechtvaardigd belang van het Nederlands Heckflosse Register.

5. Hoe beveiligen we uw gegevens

a. beveiliging

Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Denk daarbij aan maatregelen om onze website en IT-systemen veilig te gebruiken en misbruik te voorkomen. Maar ook aan beveiliging van ruimtes en gegevensdragers waar gegevens zijn opgeslagen. Daarnaast zijn de verwerkingsdocumenten beveiligd met een password.

b. geheimhouding

Wij gaan zorgvuldig om met uw gegevens die u ons toevertrouwt.
Alleen de DO-ers van het NHR mogen uw gegevens in vertrouwelijkheid inzien en verwerken.

6. Hoe lang bewaren we uw gegevens

Voor het bewaren van uw persoonsgegevens hebben wij naast de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) te maken met andere wetgeving. Op basis van de AVG mogen gegevens niet langer bewaard worden dan noodzakelijk. Andere wetten kennen zowel minimale als maximale termijnen waar wij rekening mee moet houden.

Uw persoonsgegevens bewaren wij gedurende uw lidmaat- of donateurschap. Na het einde van het lidmaatschap worden binnen een termijn van 3 maanden de persoonsgegevens van het betreffende ex-lid uit het ledenbestand verwijderd.

7. Toestemming

NHR leden hebben uitgebreide rechten ten aanzien van het door ons verwerken van hun gegevens, zie Paragraaf. 9 van deze Privacyverklaring.
NHR leden dienen op eigen verantwoording bij het NHR aan te geven of zij NIET met deze privacyverklaring kunnen instemmen.

Bezwaar kan schriftelijk worden gemeld via de website, onder de tab Contact of via emailadres info@heckflosseregister.nl .

Bij GEEN commentaar gaat het NHR ervanuit dat alle op 25 mei 2018 geregistreerde leden of donateurs instemmen met deze NHR privacyverklaring; vanaf 25 mei 2018 is een expliciete instemming met de privacyverklaring nodig bij de aanmelding als lid of donateur.

Als we uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming kunt u deze toestemming met inachtneming van de wettelijke eisen altijd weer intrekken.

8. Met wie kunnen wij uw gegevens delen

Het Nederlands Heckflosse register verstrekt geen persoonsgegevens aan derden. Wij schakelen geen andere dienstverleners en bedrijven in om diensten voor ons uit te voeren. De website wordt door het NHR onderhouden.

Leden van de DO (Dagelijkse Organisatie) zijn geautoriseerd voor het verwerken van in het bestand opgenomen persoonsgegevens voor het uitvoeren van NHR clubactiviteiten zoals bedoeld in paragraaf 3.
Een actuele opgave van uitsluitend emailadressen van NHR leden en donateurs wordt door de ledenadministrateur periodiek verstrekt aan diegene die binnen de DO belast is met de verzending van clubinformatie.

Communicatieprotocol binnen het NHR:
Als een lid contact zoekt met andere NHR leden, met b.v. hetzelfde type Heckflosse en/of technische vragen, kan via een verzoek aan de ledenadministrateur een opgave van een doelgerichte selectie van leden worden verstrekt (regio, type, etc.). De te verstrekken informatie bevat uitsluitend naam, woonplaats en e-mailadres.

Ook kan dit protocol toegepast worden voor het opvragen van eventuele geregistreerde historie en/of bijzonderheden van de Heckflosse, indien deze van een ex lid afkomstig is.

9. Wat zijn uw rechten

a. gegevens inzien of verbeteren

U hebt het recht om ons te vragen welke persoonsgegevens wij van u hebben vastgelegd en verwerken en om onjuiste gegevens te laten aanpassen of verwijderen. Stuur hiervoor een verzoek tot inzage of correctie naar info@heckflosseregister.nl onder vermelding van ‘verzoek tot inzage/correctie’. Wanneer u inzage in uw gegevens wilt, zullen wij u met u contact opnemen om zeker te zijn dat het verzoek van uzelf komt.
Binnen vier weken ontvangt u een reactie van ons.

b. gegevens laten verwijderen en het recht om ‘vergeten te worden’.

In de volgende situaties heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u hebben te laten wissen.

  • de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt
  • de toestemming voor het verwerken is ingetrokken
  • er is gegrond bezwaar gemaakt tegen de verwerking
  • de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt op grond van een wettelijke verplichting om de persoonsgegevens te wissen

c. beperking van de verwerking

Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken of dat de door ons verwerkte gegevens onjuist zijn, kunt u verzoeken om beperking van de verwerking. Dit betekent dat de gegevens niet meer mogen worden verwerkt.

d. Overdracht van de gegevens (dataportabiliteit)

U heeft het recht om een kopie te krijgen van de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt.

e. Afmelden voor persoonlijke aanbiedingen

U hebt het recht om u af te melden voor berichten die wij via e-mail verspreiden. Wij bellen u niet voor commerciële doelen.

10. Email, social media en Google

Het NHR stuurt haar leden (of een deel van haar leden) bepaalde soorten berichten, zoals het Heckflosse Infobulletin, uitnodigingen voor ritten, bijzondere verzoeken en dergelijke, uitsluitend per email. Deze verzending zal zodanig geschieden dat de adressen van andere geadresseerden niet kenbaar zijn. (Blind copy)

Het eigen gebruik van social media zelf is uw eigen verantwoordelijkheid. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op hoe social-mediaplatforms omgaan met de door u verstrekte data. Wij wijzen u erop dat veel social-mediaplatforms buiten de Europese Unie zijn gevestigd en gegevens opslaan buiten de Europese Unie. De privacywetgeving van de Europese Unie geldt dan meestal niet. We raden u aan om de privacyverklaring van deze social-mediakanalen goed door te nemen. En we raden u aan persoonlijke vragen en informatie op een andere wijze met ons te delen.

11. Aanpassing van de privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Dit kunnen wij doen bij nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld als er iets verandert in onze activiteiten of in de wet of in de rechtspraak. Deze tekst van de privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 24 mei 2018.

12. Hebt u vragen of klachten?

Hebt u vragen over deze privacyverklaring? Dan kunt u contact opnemen met de ledenadministrateur van het Nederlands Heckflosse Register. Stuur een mail naar: info@heckflosseregister.nl

Heeft u klachten over privacy dan kunt u contact met ons opnemen via info@heckflosseregister.nl
Als u vindt dat uw klacht niet afdoende is opgelost, kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

NHR-AVG versie 24 mei 2018